出差时所借支的差旅费，在借支的时候：

借：其他应收款—XX员工，

贷：现金/银行存款等。

出差回来，根据实际支付的费用和业务类型：

借：管理费用—差旅费—住宿费/餐费等，现金/银行存款（退回的余款金额），

贷：其他应收款—XX员工。